Perchè fare smarworking è diverso da lavorare da casa

Andate indietro con la memoria a cercare sulle riviste comuni e di settore o sui magazine digitali tutte le volte che si parla di automazione dei processi, di digitalizzazione dei documenti, di pubblica
amministrazione digitale, di servizi online e via discorrendo. Non dovete sforzarvi affatto a trovare articoli che trattano questo argomento, interventi che sottolineano l’efficienza ed il risparmio economico che un’azienda ha nel lavorare in digitale.

Impreparati alla situazione

E cosa accade un bel giorno? Che dall’oggi al domani non si può più andare in ufficio. Dovremmo essere contenti, fare festa: basta traffico, qualche ora al giorno di vita guadagnata, un contributo essenziale all’ambiente, più tempo per noi e per i nostri cari, in poche parole la vita che tutti vorremmo, ed invece non è così. Ovvio che lo stato d’animo di questo periodo è quello della preoccupazione per i motivi sanitari che tutti conosciamo e dei quali non entro nel merito lasciando la parola agli addetti ai lavori, ma l’argomento sul quale voglio porre l’attenzione è che la stragrande maggioranza delle aziende di fatto si è trovata impreparata ad affrontare questa situazione. Già, perché lavorare in smart working non significa lavorare da casa con il proprio pc o con quello aziendale. Lavorare smart non significa lavorare in sicurezza attraverso dei sistemi cloud certificati o con delle VPN strasicure. E non vuol dire neanche lavorare in ciabatte e tuta senza farsi la barba, tanto non mi vedono…

Le aziende che negli ultimi anni non hanno risentito della crisi sono quelle che hanno avuto innanzitutto la capacità di guardarsi dentro, analizzare i proprio difetti, e senza se e senza ma affrontarli. Sono quelle imprese dove l’imprenditore non ha avuto paura di farsi affiancare da manager innovativi con più esperienza di lui. Sono quelle aziende che non hanno aspettato il cambiamento, ma lo hanno cavalcato, mettendo in pratica il titolo di un libro più che mai azzeccato: “la situazione è occasione”.

Partiamo dalle competenze

Lavorare smart non significa togliere le scrivanie e lavorare da casa o dal bar, significa una serie di cose che provo a riassumere nell’ultimo paragrafo di questo mio intervento. Un’azienda smart è un’azienda dove sono chiare le competenze. Ogni singola persona deve sapere esattamente a chi rivolgersi e per che cosa. Volete un riscontro immediato? Chiamate 10 aziende che conoscete che hanno meno di 15 dipendenti e fatevi mandare via mail organigramma e mansionario, capirete subito perché molte aziende non sono in grado di gestire il cambiamento. Se sono chiare le competenze è possibile con il responsabile analizzare i processi organizzativi, che oltre a quelli produttivi nella stragrande maggioranza dei casi si dividono in backoffice e front office. Alle aziende che seguiamo solitamente consiglio di partire con quelli di backoffice, in poche parole di iniziare a migliorarsi dentro, per poi riflettere sul mercato la propria efficienza.

Il settore amministrativo è quello dal quale solitamente si parte, perché dematerializzando i processi si può lavorare disgiunti ricevendo la merce presso un magazzino distaccato, validando la bolla di consegna da un ufficio acquisti centralizzato per motivi di cost saving e registrare in contabilità la fattura nell’ufficio di amministrazione che è suddiviso per centro di costo. Senza contare che oggi la tecnologia ci viene incontro, riconoscendo la tipologia dei documenti, catturando tag e metadati a prescindere del posizionamento sul documento. Sono sistemi auto apprendenti, che nella pratica incorporano il concetto di machine learning, perché imparano dalla correzione degli utenti, senza alcun intervento tecnico. Automatizzando i processi non solo si può lavorare in modalità smart, ma si può analizzare i tempi non efficienti di gestione, riuscendo pertanto a mettere mano alla propria organizzazione non tanto per sensazione, ma con dati oggettivi che consentono all’azienda di continuare a cavalcare il cambiamento.

Un’azienda smart è un’azienda che è in grado di anticipare le domande dei propri collaboratori: è stata approvata la fattura? A che punto è la revisione dell’offerta? Quanto e cosa chiudiamo questo mese? Che previsioni di incasso abbiamo per questo trimestre? Quando è programmato l’intervento del tecnico da quel cliente? E come è andato l’intervento? Il cliente è soddisfatto?

Domande alle quali solitamente le aziende rispondono con una marea di mail, telefonate, video call, chat, WhatsApp e chi più ne ha ne metta. Tutto tempo sprecato e non dedicato alla cosa più importante per un’azienda: il cliente. Un’azienda smart è un’azienda che concentra in un sistema informativo la gestione dei contenuti aziendali e dei processi decisionali. Provate ad immaginare un grande pozzo dove ognuno porta l’acqua di sua competenza e ne attinge dell’altra che gli serve per lavorare. Tutti danno, tutti ricevono, nella quantità necessaria.  Un’azienda smart è un’azienda che fa in modo che il collaboratore non debba chiedere, perché sa esattamente dove prendere l’informazione che gli serve per lavorare.

Quando questo accadrà, non andare in ufficio perché ho l’auto a fare il tagliando, perché il dentista non può aspettare il mio rientro alle otto di sera, o semplicemente perché al tramonto voglio approfittare della bellissima giornata e fare due passi nel parco con mia moglie, non sarà un problema, perché ho sfruttato al meglio il tempo lavorativo a disposizione e ho dato un contributo attivo all’azienda nella quale lavoro.